Gérer une équipe de volontaires
Publié le 7 janvier 2019, par
Gérer une équipe de volontaires en bibliothèque ne s’improvise pas ! En effet, ce projet exige de dégager non seulement du temps mais également une part importante d’investissement personnel. C’est précisément pour mieux aboutir dans ce projet, dont la gestion est parfois sous-estimée, qu’un petit groupe de bibliothécaires s’est réuni dans le cadre de cette journée de formation et de réflexion interactive et collective organisée par l’association professionnelle de bibliothécaires, FIBBC, et prise en charge par Amandine Duelz, formatrice à la Plateforme francophone du volontariat.
Vous êtes surchargé de travail au sein de votre bibliothèque et, de plus, le budget vous manque ! Une solution vous vient à l’esprit, comme évidente : faire appel à des bénévoles... Par cette résolution, vous escomptez faire des économies de temps mais, rapidement, vous vous rendez compte que ce personnel supplémentaire vous prend lui aussi du temps, celui que vous comptiez précisément économiser ! Et vous voici déjà en conflit avec vous-même et vos attentes... Et c’est précisément pour éviter ces tensions, qu’elles soient d’ordre relationnel ou interpersonnel, que vous devez prendre de ce temps si précieux pour construire votre projet. En effet, gérer une équipe de bénévoles, intégrer ce personnel de façon constructive au sein de son équipe et faire en sorte que chacun soit respecté dans ses attentes reste un défi difficile. Car celui-ci exige tact, doigté, écoute mais aussi un important travail de communication en amont afin de bien clarifier les motivations de chaque partie, les ressources disponibles et, surtout, le sens de la démarche ! C’est précisément dans un but d’accompagnement des bibliothécaires au cœur de ce cheminement méandreux que s’enracinent les objectifs de cette journée de formation.
En guise de contextualisation, et dans un esprit d’évidente confidentialité, chacun est invité à livrer au groupe une question primordiale par rapport à son expérience avec les bénévoles. Tous les participants ont une expérience bien concrète à partager et les questions fusent, reflets de l’aspect très vaste de cette thématique. La formatrice, face à cette multiplicité de questions, insiste sur l’objectif de cette journée qui est, non de trouver des solutions clés sur porte, mais bien de nourrir chacun à travers son questionnement.
La question du sens est alors abordée : pourquoi fait-on appel à du personnel bénévole et quelle est la plus-value attendue ? Sur ce sujet, chacun livre son avis en fonction de ses expériences qui partent parfois dans des directions très diverses. Il peut s’agir de tâches matérielles comme, par exemple, le nettoyage de livres ou l’accompagnement lors d’animations mais aussi d’éléments plus informels comme la diversification des idées et des compétences ou donner plus de visibilité à la bibliothèque et donc joindre davantage de lecteurs. En conclusion, la formatrice rappelle l’importance de bien communiquer en interne sur la plus-value et sur les rôles de chacun, de s’interroger sur l’intérêt de chaque tâche que l’on confie à un bénévole et de ne pas oublier, avant d’engager un volontaire, d’identifier le sens de sa motivation.
Vient ensuite le sujet relatif au processus d’intégration du bénévole. Une démarche capitale qui se fait par le biais de diverses étapes bien balisées. En effet, après avoir identifié vos besoins, vous devrez définir le rôle que le bénévole va assumer et quel profil vous attendez. Ensuite, il vous faudra encore le trouver, le sélectionner, l’orienter, l’intégrer et assurer le suivi de son travail qui sera à la fin évalué ! Cette évaluation est cruciale car elle permet d’évoluer ensemble et de définir ce qui doit être réajusté. Quant au suivi du bénévole, il s’agit également d’une étape clé qui s’articulera autour de différents axes visant à le fêter, le former et le fidéliser ! Tout en veillant à travailler sur la reconnaissance et à s’interroger sur les raisons qui éloignent, parfois, le bénévole de sa motivation première.
En conclusion, il apparaît clairement que le domaine est extrêmement vaste et qu’une seule journée n’a pas permis de faire le tour de la question comme le soulignent les participants qui, tout au long des différents échanges, ont eu l’occasion de livrer leurs expériences, positives ou négatives, leurs vécus ainsi que leurs interrogations et ce, par le biais d’une méthodologie riche et interactive. A la fin de la journée, chacun envisage la problématique différemment et la façon d’envisager sa relation avec l’équipe de bénévoles se voit renforcée. De façon générale, de nombreux nouveaux points dont les participants n’avaient pas conscience ou connaissance sont apparus comme primordiaux. Les bibliothécaires se disent mieux informés de l’importance de questionner le sens du volontariat, de ne pas brûler les étapes et sont davantage conscients de l’important travail nécessaire en amont.
Pour plus d’informations sur ce sujet :
Plateforme francophone du volontariat
www.levolontariat.be